【转】 我发现了Word和Excel的这些设置和功能，明眼人也未必知道

大家都用一样的Excel，为什么隔壁的同事每次都比我快？

前言

我使用的版本是Microsoft Office 365。
听说Office 2016或者以上的版本也能支持。
如果不能，就问问AI吧。

1.解决Onedrive和Office文件上传的冲突

由于我的Onedrive登入的是一个账号，Office 365是另一个账户，
所以Onedrive出现错误，不能上传或者同步文件。

解决方法：

1. 在Word中，依次按下alt， f， t，打开Word的设置。注意不是三个按键一起按，而是一个一个按。
2. 上下光标找到“保存”的类别，tab
3. 就会找到“默认情况下，自动保存Word中存储在云中的文件”（可能不叫这个名字，因为是执意过来。）的选项
4. 按下空格键，取消勾选
5. shift + tab找到并点击“确定”按钮
6. 关闭，然后重新打开Word

这样就会把office和Onedrive之间的联系断开。
因为在本地已经有了onedrive的文件夹，可以和onedrive网盘同步，
所以不需要office的自动保存功能。

另外，在Excel和Power Point也需要进行同样的设置。

2. “快速访问工具栏”的妙用

我们都知道，按下alt可以直接切换到“首页”选项卡，
然后可以左右切换到不同的选项卡，
然后ctrl+左右光标在同一选项卡中的功能组之间切换，
然后再通过tab来选择自己需要的功能。

大家比较熟悉的快捷方式是导航到自己想要的功能后，会听到执行这个功能的快捷键。
比如在excel中，“复制或移动工作表”的快捷键是 alt， h， o， m，

更快的方法是：

1. 将光标导航到“复制或移动工作表”选项上
2. 按下application键，键盘没有application，就按下shift+f10，或者NVDA+单引号进行模拟按下application键
3. 下光标找到“添加到快速访问工具栏”菜单项
4. 按回车

此时这个“复制或移动工具栏”的功能就会出现在“快速访问工具栏”里了。
默认情况下，这个快速访问工具栏是在窗口的最上面，
按下alt 然后上光标就可以找到默认的一些功能，比如保存、撤销上一步等功能。
左右光标，就能找到刚刚添加的“复制或移动工作表”功能了。
你还会发现他的快捷键是alt + 4
表示只要在编辑区按下alt+4就能直接启动这个功能了。
“4”就是该功能在“快速访问工具栏”中的序号

自定义快速访问功能的顺序和删除功能

因为保存的快捷键是ctrl+s，撤销的快捷键是ctrl+z，
那么默认的这些就可以删除掉了。

1. alt，然后上光标，
2. 左右选择要删除的功能
3. 按下application键，没有的，就参考上面
4. 上下光标选择“从快速访问工具栏删除”菜单项

如果想要把这些功能排序：

1. alt，然后上光标
2. 左右光标找到“自定义快速访问工具栏”的折叠菜单
3. 下光标，找到更多命令
4. 此时会直接进入excel的设置，设置的种类停留在“快速访问工具栏”
5. tab依次，会听到“从下列位置选择命令”组合框
6. 再tab多一次，会听到列表，有很多功能，不是这里，下面会再解释
7. 再tab多几次，找到另一个列表，“自定义快速访问工具栏” 列表，应该是在重置按钮的前一个
8. 上下光标选择要排序的功能，选择好后就不要移动光标了
9. tab几次找到“上移”或者“下移”按钮
10. 再shift+tab回到刚刚的“快速访问工具栏”列表，确认顺序
11. 一直tab找到并点击确认按钮
    此时按alt，然后上光标，这些功能就会按照我们的设置排序。
    和windows+1的快捷键类似，
    功能排在第一个，快捷键就是alt+1，以此类推。

在Excel设置中的布局

我们也可以通过alt， f， t打开设置，然后下光标找到“快速访问工具栏”，
然后tab ，就和上面的步骤一样了。

其实，当我们tab到“从下列位置选择命令”，
在这里是一个过滤器，你可以选择“所有命令”，
tab依次的列表就会出现所有的excel功能，全部大概有一千五百多个功能
这个列表是让我们选择要添加什么功能，我把这个列表称为列表A
选择好要添加的功能后，tab找到添加按钮，
再tab几次，找到下一个列表，刚刚添加的功能就会在这个列表里面，我把这个列表称为列表B
所以，当我们选择过滤器后，列表A就会出现对应的功能让我们选择要添加什么功能到列表B，
然后“快速访问工具栏”就会根据列表B的排序。
如果添加错了，可以在列表B选择好要移除的功能，然后shift+ tab找到并点击移除按钮。

除了“复制或移动工作表”，我还添加了“自动调整列宽”，剩下的就大家自己发挥创意吧。
注意，最多好像只能添加9个功能，也就是alt+1到alt+9
不过，个人觉得也很够用了。

温馨提示：这个快速访问工具栏，在word和powerpoint李也有的哦。

3. Word和Outlook里的自动图文集功能

如果我们写信或者回复电子邮件，或者需要写一些重复的文字，这个功能就很有用。
先写一段要重复的句子，比如：
Thanks and regards
名字: XXX
联系方式： XXX

1. 将整段文字选取
2. 按下alt+f3
3. 此时会听到“新建构建基块”的对话框，焦点会停留在名字的输入框
4. 直接输入想要的快捷键，比如t，覆盖掉之前的那些文字
5. 按回车
   此后，在想要输入那段句子的地方，输入t，
   然后按下f3，就会把t变成上面的那几行文字。

如果想要更改句子李的文字，只需要选择新的句子，
用同样的方法，在“新建构建基块”的名字输入框中,
输入t， 覆盖之前的句子。

如果想要删除这个t的快捷键：

1. 依次按下alt， n， q， b，打开构建基块管理器
2. 上下光标选择刚刚的快捷键t
3. 然后tab并按下删除按钮

在outlook中，需要再编辑邮件的情况下才能设置。
这个功能和NVDA的某个插件功能类似，但自动图文集能设置无限量的快捷键。
比如可以设为t，也可以设为th，或者thanks
但在excel和powerpoint就没有这个功能。

---

这期先分享到此，之后有机会再分享Excel中的常用功能

文章转自：Ah Ken的频道，
内容略有修改。