【转】 我发现了Word和Excel的这些设置和功能，明眼人也未必知道
大家都用一样的Excel，为什么隔壁的同事每次都比我快？
前言
我使用的版本是Microsoft Office 365。
听说Office 2016或者以上的版本也能支持。
如果不能，就问问AI吧。
1.解决Onedrive和Office文件上传的冲突
由于我的Onedrive登入的是一个账号，Office 365是另一个账户，
所以Onedrive出现错误，不能上传或者同步文件。
解决方法：
- 在Word中，依次按下alt f t，打开Word的设置。注意不是三个按键一起按，而是一个一个按。
- 上下光标找到Save的类别，tab
- 就会找到AutoSave files stored in the Cloud by default in Word的选项
- 按下空格键，取消勾选
- shift + tab找到并点击ok按钮
- 关闭，然后重新打开Word
这样就会把office和Onedrive之间的联系断开。
因为在本地已经有了onedrive的文件夹，可以和onedrive网盘同步，
所以不需要office的自动保存功能。
另外，在Excel和Power Point也需要进行同样的设置。
2. Quick Access 快速访问工具
我们都知道，按下alt可以直接切换到选项卡home，
然后可以左右切换到不同的选项卡，
然后ctrl+左右光标在同一选项卡中的功能组之间切换，
然后再通过tab来选择自己需要的功能。
大家比较熟悉的快捷方式是导航到自己想要的功能后，会听到执行这个功能的快捷键。
比如在excel中，move or copy sheet的快捷键是 alt h o m，
更快的方法是：
- 将光标导航到move or copy sheet
- 按下application键，键盘没有application，就按下shift+f10，或者NVDA+分号进行模拟按下application键
- 下光标找到add to quick access toolbar
- 按回车
此时这个move or copy sheet的功能就会出现在quick access 工具栏里了。
默认情况下，这个quick access 工具栏是在窗口的最上面，
按下alt 然后上光标就可以找到默认的一些功能，比如保存、撤销上一步等功能。
左右光标，就能找到刚刚添加的move or copy sheet功能了。
你还会发现他的快捷键是alt + 4
表示只要在编辑区按下alt+4就能直接启动这个功能了。
自定义quick access功能的顺序和删除功能
因为保存的快捷键是ctrl+s，撤销的快捷键是ctrl+z，
那么默认的这些就可以删除掉了。
- alt，然后上光标，
- 左右选择要删除的功能
- 按下application键，没有的，就参考上面
- 上下光标选择remove from quick access toolbar
如果想要把这些功能排序：
- alt，然后上光标
- 左右光标找到customize quick access toolbar的折叠菜单
- 下光标，找到更多命令
- 此时会直接进入excel的设置，设置的种类停留在quick access
- tab依次，会听到choose command from
- 再tab多一次，会听到列表，有很多功能，不是这里，下面会再解释
- 再tab多几次，找到另一个列表，customize quick access toolbar 列表，应该是在重置按钮的前一个
- 上下光标选择要排序的功能，选择好后就不要移动光标了
- tab几次找到move up或者move down按钮
- 再shift+tab回到刚刚的quick access toolbar列表，确认顺序
- 一直tab找到并点击确认按钮
此时按alt，然后上光标，这些功能就会按照我们的设置排序。
和windows+1的快捷键类似，
功能排在第一个，快捷键就是alt+1，以此类推。
在Excel设置中的布局
我们也可以通过alt f t打开设置，然后下光标找到quick access toolbar，
然后tab ，就和上面的步骤一样了。
其实，当我们tab到choose command from，
在这里是一个过滤器，你可以选择all command，
tab依次的列表就会出现所有的excel功能，全部大概有一千五百多个功能
这个列表是让我们选择要添加什么功能，我把这个列表称为列表A
选择好要添加的功能后，tab找到添加按钮，
再tab几次，找到下一个列表，刚刚添加的功能就会在这个列表里面，我把这个列表称为列表B
所以，当我们选择过滤器后，列表A就会出现对应的功能让我们选择要添加什么功能到列表B，
然后quick access toolbar就会根据列表B的排序。
如果添加错了，可以在列表B选择好要移除的功能，然后shift tab找到并点击移除按钮。
除了move or copy sheet，我还添加了autofit column width，剩下的就大家自己发挥创意吧。
注意，最多好像只能添加9个功能，也就是alt+1到alt+9
不过，个人觉得也很够用了。
温馨提示：这个快速访问工具栏，在word和powerpoint李也有的哦。
3. Word和Outlook里的autotext功能
如果我们写信或者回复电子邮件，或者需要写一些重复的文字，这个功能就很有用。
先写一段要重复的句子，比如：
Thanks and regards
名字: XXX
联系方式： XXX
- 将整段文字选取
- 按下alt+f3
- 此时会听到create new building block的对话框，焦点会停留在name的输入框
- 直接输入想要的快捷键，比如t，覆盖掉之前的那些文字
- 按回车
此后，在想要输入那段句子的地方，输入t，
然后按下f3，就会把t变成上面的那几行文字。
如果想要更改句子李的文字，只需要选择新的句子，
用同样的方法，在create new building block的name输入框中,
输入t， 覆盖之前的句子。
如果想要删除这个t的快捷键：
- 依次按下alt n q b，打开building blocks organiser
- 上下光标选择刚刚的快捷键t
- 然后tab并按下删除按钮
在outlook中，需要再编辑邮件的情况下才能设置。
这个功能和NVDA的某个插件功能类似，但autotext能设置无限量的快捷键。
比如可以设为t，也可以设为th，或者thanks
但在excel和powerpoint就没有这个功能。
这期先分享到此，之后有机会再分享Excel中的常用功能
文章转自：Ah Ken的频道